RESOLUCIÓN 42 DE 2020 – DIAN
Con la formalización de la Resolución 42 de 2020 por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, hoy más que nunca Factura Electrónica es un tema relevante en la conversación entre nuestros empresarios y los roles de la compañía relacionados con las áreas financieras y contables, así como entre aquellos que en dichos roles operan de manera independiente. .
Y es que precisamente algunas de las inquietudes recurrentes de los últimos días tienen que ver con el Calendario de Obligatoriedad por Sectores Económicos, (Artículo No. 20 de la Resolución en mención, que reglamenta la fecha en que las empresas e independientes deben por obligación formal iniciar en Facturación Electrónica), en cuanto a lo concerniente a las Fechas tanto de Inicio en el registro y habilitación, y con las Fechas de Inicio en la expedición de Factura Electrónica de venta.
A continuación nos permitimos relacionar las inquietudes de las cuales hemos sido objeto al respecto, así como la aclaración de las mismas desde nuestro punto de vista en la experiencia de masificación de Facturación Electrónica en nuestro país.
- ¿Qué significa Fecha de Registro y Habilitación en el Servicio informático de validación previa de Factura Electrónica de venta?
R/: Es el plazo indicado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para iniciar el registro del contribuyente como Facturador Electrónico, señalar el software de operación con el que realizará pruebas y operación de Factura Electrónica de venta y surtirá el proceso de habilitación correspondiente y que deberá finalizar antes de su Fecha de inicio en la expedición de Factura Electrónica de venta.
- Entonces, ¿La Fecha de Registro y Habilitación es diferente a la de Inicio en la Expedición de Factura Electrónica de venta?
R/: Así es, son fechas diferentes. La primera fue establecida de manera estándar para todos los contribuyentes para el día 15 de Mayo de 2020; la segunda depende de la actividad económica del contribuyente entre el 15 de Junio de 2020 y el 01 de Noviembre de 2020
- ¿Porqué se definen dos Fechas dentro del Calendario de Obligatoriedad?
R/: La primera Fecha (Registro) supone la fecha en que se debe iniciar la inscripción en el Servicio Informático dispuesto por la DIAN, y está definida como una fecha referencia para que los contribuyentes inicien su proceso, recordemos que dentro del proceso de habilitación la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales contempla que algunos contribuyentes realizarán: pruebas internas, configuraciones internas y parametrizaciones, pruebas ante la DIAN, integración con otros procesos cuando es el caso, desarrollos internos, entre otras. La segunda fecha (Inicio en la expedición) es la fecha máxima para empezar a emitir Factura Electrónica de venta.
- ¿Entonces no debo empezar a hacer Factura Electrónica desde el 15 de Mayo?
R/: Por obligatoriedad no, el contribuyente deberá iniciar eso sí antes de la fecha máxima que le corresponde de acuerdo a su actividad económica en la Fecha de inicio en la expedición de Factura Electrónica de venta, sin embargo, el modelo voluntario está abierto para quien desee iniciar y evitar esperar dicha fecha. Recomendamos eso sí revisar con detalle hasta donde avanzó en su proceso de registro de haberlo realizado la semana anterio, algunos contribuyentes no solo se registraron, sino que se habilitaron, solicitaron numeraciones de Facturación Electrónica e incluso asociaron sus prefijos con su software de operación, en cuyo caso serán sujeto de actualización de su RUT de manera inmediata con la Responsabilidad 52 – Facturador Electrónico y deberán empezar de inmediato a expedir Factura Electrónica.
- ¿Qué sucede si no hice el registro al 15 de mayo? ¿Tendré una sanción?
R/: No hay una sanción estipulada por Normatividad para quienes no hayan realizado su habilitación al 15 de Mayo de 2020, recordemos que ésta fecha es definida como un referente para que los empresarios puedan adelantar de manera oportuna su proceso, e inicien a hacer Factura Electrónica de Venta de manera oportuna antes de la Fecha máxima de inicio en su expedición por Sectores Económicos.
- Si hice el registro con un Software definido, ¿Debo quedarme para siempre con este modo de operación?
R/: No necesariamente, usted puede registrar un Software diferente y realizar el proceso de pruebas ante el Servicio Informático de la DIAN antes de la Fecha máxima de inicio de expedición de Factura Electrónica de Venta. Incluso si ya ha realizado su proceso de pruebas o se encuentra haciendo Factura Electrónica de venta en ambiente productivo, el Servicio Informático DIAN permite seleccionar un software diferente en el momento que el contribuyente así lo desee.
- La Fecha de registro en la habilitación fue hasta el 15 de Mayo de 2020 y la fecha máxima para iniciar expedición de la Factura Electrónica de venta es entre el 15 de Junio y el 01 de Noviembre de 2020, ¿Cuánto puede demorar para el empresario el proceso de registro, habilitación y pruebas hasta empezar a emitir Factura Electrónica?
R/: Eso dependerá de la complejidad de la solución que desee implementar, y la preparación interna que realice para implementar Factura Electrónica, para un Gran Contribuyente con un alto volumen de facturación y procesos robustos de integración fácilmente puede ser de meses, en Facturo habilitamos usuarios para iniciar a Facturar en cuestión de minutos ya que el grado de integración de nuestro Servicio con el Servicio Informático DIAN, y la practicidad de nuestra plataforma así lo permite.
- Siendo así, mejor me espero hasta mi fecha límite para empezar. ¿Verdad?
R/: Como lo hemos hecho siempre, nuestra recomendación es iniciar con tiempo su registro, habilitación y paso a expedición en productivo en Facturación Electrónica; evite contratiempos, traumatismos y congestiones innecesarias iniciando de una vez en Factura Electrónica. Recuerde que miles de usuarios se someterán a este proceso ante el Servicio Informático DIAN y nuestra Plataforma en el lapso de los próximos 6 meses con unas fechas tope por Sectores Económicos, la invitación siempre será a la previsión.
En Facturo habilitamos usuarios para iniciar a Facturar en cuestión de minutos, ya que el grado de integración de nuestro Servicio con el Servicio Informático DIAN, y la practicidad de nuestra plataforma así lo permite. …
Además de esto, Factura Electrónica va más allá de un tema meramente normativo, tenga usted presente aspectos como el cumplimiento de Recomendaciones y Protocolos de Bioseguridad que hablan acerca del trámite y tránsito físico de documentos en la empresa, o aspectos como la implementación de herramientas digitales en la Continuidad del negocio bajo ecosistemas comerciales digitales.
En Facturo encontrará actualización permanente del curso normativo de la Facturación Electrónica en el país, así como de los beneficios de implementar el proceso en su compañía, es nuestro compromiso pues somos: ¡Expertos trabajando para usted!
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