¿Estoy llevando a cabo la Recepción de mis Facturas Electrónicas en Compras de manera adecuada?
Ya se cumplieron 3 años desde el inicio de la implementación de la Facturación Electrónica en nuestro país nuevas fechas para implementar la Facturación Electrónica en Colombia para el año 2020, y ya hoy podemos hablar que en nuestro país superamos con creces en promedio los 5 millones de facturas electrónicas que se procesan a diario por más de 1 millón de Facturadores electrónicos registrados en etapa productiva.
Con la evolución del Ecosistema de Documentos de Facturación Electrónica, ya a día de hoy no solo nos ocuparnos por dar acceso a quienes aun no han empezado a hacer Factura Electrónica, sino en asesorar a quienes ya lo están haciendo, para que lo hagan de manera adecuada; de esta manera y dentro de estas buenas prácticas, vemos como cada día toma más relevancia el análisis sobre la manera como estamos recibiendo las facturas electrónicas en las compras que realizamos, no solo en la empresa o negocio, sino incluso a nivel personal.
Atendiendo a las buenas prácticas a seguir en nuestros procesos y la reglamentación normativa – Resolución 0085 de 2022 – para los acuses de recibo electrónico de la factura, de las mercancías o servicios, la aceptación y/o reclamo ó rechazo de las facturas a continuación algunas recomendaciones a la hora de recibir facturas electrónicas para garantizar hacerlo correctamente:
- Una buena recepción de facturas electrónicas inicia con la disposición de un canal adecuado y dedicado para la llegada de los documentos, allí recomendamos evitar los correos electrónicos de uso diario común o los personales, y en su lugar, o bien contar con un buzón específico para la recepción de facturas electrónicas como el que ofrece Facturo en su plataforma, o al menos destinar un correo dedicado para ello.
- La validación de la factura y su contenido es un segundo dato clave, en nuestro país se estima que más de un 90% de las facturas electrónicas en compras no se valida de manera correcta, esto pues nuestra validación en la mayoría de los casos suele reducirse a la revisión del PDF, olvidando o desconociendo que la estructura de Factura Electrónica para todos los efectos fiscales e incluso legales es el archivo XML.
- Producto de lo anterior toma fuerza el contar con un buzón que realice la validación de la estructura XML como el que ofrece Facturo en su plataforma de Recepción de Facturas electrónicas, de manera que te de la tranquilidad de seguir validando tu PDF y dejarnos el resto a nosotros.
- Una vez solucionado el canal de recepción del documento y su validación, el cumplimiento normativo de la Resolución 0085 de 2022, sobre los acuses electrónicos de recibo de la factura, recibo de las mercancías o servicios, aceptación o rechazo y/o reclamo es vital para garantizar que esa compra podrá ser considerada como un costo o gasto deducible, allí por supuesto la plataforma de Facturo de Recepcion de Facturas te permite cumplir con esta reglamentación de una manera muy sencilla y funcional.
- Considera conservar un canal adecuado de comunicación con tu proveedor, mediante la posibilidad de reportar las aceptaciones, rechazos, acuses reglamentarios, y potenciales errores en la emisión de la factura, ideal si lo puedes hacer desde tu plataforma de recepción, con Facturo lo puedes hacer ahorrando tiempo y esfuerzo para dedicarlo a lo importante.
- Finalmente administra la recepción de tus facturas electrónicas, gestiona roles responsables de dar los acuses de acuerdo con su cargo o área específica, protege, conserva tu información, y olvídate de la impresión todas las representaciones en PDF de las facturas, es mucho más simple generar un informe consolidado de las compras del periodo para tu contador y enviarlo en cuestión de un par de minutos, lo que podrás realizar desde tu plataforma de Recepción de Facturas Electrónicas con Facturo
Este proceso en el corto plazo tomará tanta o más relevancia que la misma emisión de la factura electrónica, empieza con tiempo, cumple con la normativa DIAN, pero principalmente cúmplele a tu Negocio.
la Factura electrónica lejos de ser netamente un elemento de reporte a la entidad fiscal, tiene un rol muy importante en nuestras relaciones comerciales aun siendo Grandes Contribuyentes, MyPymes, o incluso Profesionales Independientes Comerciantes o en ejercicio de cualquier profesión liberal.
Recuerda que desde Facturo damos cobertura a todo el Ecosistema de Documentos Electrónicos DIAN. Inicia hoy mismo tu proceso de vinculación a nuestro equipo.
En Facturo encontrarás actualización permanente del curso normativo de los Documentos Electrónicos en nuestro país, así como de los beneficios de implementarlos en tu negocio, es nuestro compromiso pues somos: ¡El Mejor Aliado Digital para tu Negocio!
Facebook: Facturo
Twitter: @Facturocol
LinkedIn e Instagram: Facturo Colombia
