El proceso de modernización de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha transformado la gestión fiscal en Colombia. Actualmente, la digitalización abarca casi la totalidad de las operaciones comerciales. Sin embargo, surge una duda muy frecuente entre trabajadores independientes, comerciantes pequeños y emprendedores:

¿qué ocurre con los documentos electrónicos cuando no existe la obligación legal de emitir factura electrónica de venta?

En este artículo explicaremos en detalle qué es un documento electrónico, cuáles son las obligaciones reales según la normativa de la DIAN y de qué manera interactúan los no obligados a facturar con este sistema digital.

¿Qué es un documento electrónico según la DIAN?

Un documento electrónico en el ámbito tributario colombiano es un comprobante digital generado en formato XML. Este soporte posee una firma digital que garantiza su autenticidad e integridad y se transmite a la DIAN para su validación en tiempo real. Su propósito principal es respaldar legal y fiscalmente las transacciones de compra, venta, pagos laborales o costos operativos.

Dentro del ecosistema digital de la DIAN existen diversos tipos de soportes:

• Factura electrónica de venta: Valida la venta de bienes o la prestación de servicios.
• Documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar: Respalda las compras realizadas a personas que no emiten factura.
• Nómina electrónica: Soporta los pagos derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria.
• Documento equivalente electrónico: Respalda operaciones específicas como tiquetes POS, peajes, extractos o servicios públicos.
• Acuses de recibo (Eventos RADIAN): Mensajes electrónicos que confirman la recepción de la factura y de los bienes o servicios adquiridos a crédito.

La regla general: ¿Debes emitir documentos si no estás obligado a facturar?

Por regla general, las personas naturales o jurídicas que no están obligadas a expedir factura electrónica tampoco tienen la obligación de transmitir documentos electrónicos de forma masiva.

No obstante, es necesario analizar el papel que desempeñas en cada transacción, ya sea como vendedor o como comprador.

1. Cuando actúas como vendedor o prestador de servicios

Si no superas los topes señalados en el Artículo 616-2 del Estatuto Tributario (por ejemplo, si tus ingresos brutos anuales son inferiores a 3.500 UVT) y perteneces al grupo de no responsables del IVA:

• No debes emitir factura electrónica ni documento equivalente electrónico por tus ventas.
• Tu cliente, en caso de estar obligado a facturar o de necesitar el soporte para deducir costos en sus impuestos, elaborará el Documento Soporte Electrónico (el no obligado a facturar no genera este documento soporte en versión electrónica sino en papel/análogo si llegase a requerirlo).
• Por lo tanto, tú solo deberás suministrar tus datos básicos y tu Registro Único Tributario (RUT) actualizado para que el comprador realice dicho registro.

2. Cuando actúas como comprador o empleador

En este escenario, la obligación depende directamente de tu situación tributaria respecto al Impuesto sobre la Renta y de tus costos operativos:

• Si declaras renta y necesitas deducir costos:
  • Compras a no obligados: Si compras bienes o contratas servicios con una persona que no entrega factura, debes generar el Documento Soporte en Adquisiciones a No Obligados a Facturar. Si eres obligado a declarar renta, este documento debe transmitirse en formato electrónico a la DIAN. De lo contrario, la DIAN no aceptará esos gastos como deducibles en tu declaración. (Si no eres obligado a facturar ni a declarar renta, el documento soporte se maneja de forma análoga/física).
  • Pagos de nómina: Si tienes empleados a cargo y requieres tomar esos pagos laborales como costo o deducción en tu declaración de renta, estás obligado a emitir la Nómina Electrónica, de conformidad con la Resolución DIAN No. 0013 de 2021, independientemente de que no seas facturador electrónico.
  • Compras a crédito con Factura Electrónica (Acuses de título valor): Si adquieres bienes o servicios a crédito (o con plazo para el pago) respaldados por una factura electrónica y necesitas deducir dicho costo en tu declaración de renta, debes emitir los acuses de recibo electrónicos correspondientes (Resolución 0085 de 2022, Art. 34):
    1. Acuse de recibo de la factura electrónica.
    2. Acuse de recibo de los bienes o servicios prestados.
    3. Aceptación expresa o reclamo de la factura.
• Si no declaras renta: En este caso, no estás obligado a generar Documento Soporte Electrónico, Nómina Electrónica, ni a transmitir acuses de recibo a la DIAN. Puedes respaldar tus transacciones con cuentas de cobro o recibos tradicionales para tu control contable o personal.

El Documento Soporte Electrónico: El trámite clave para los no obligados

El Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar es el comprobante digital más relevante para garantizar la deducibilidad de los gastos.

Requisitos exigidos por la DIAN

Para que este soporte tenga validez fiscal ante la DIAN, debe cumplir con las siguientes condiciones:

1. Estar denominado expresamente como “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.
2. Poseer un rango de numeración consecutiva autorizada por la DIAN, incluyendo su respectivo prefijo y vigencia.
3. Incluir los apellidos, nombre o razón social y NIT tanto del adquiriente como del vendedor o prestador del servicio.
4. Detallar la fecha de la operación y la descripción específica de los bienes o servicios prestados.
5. Incluir el valor total de la transacción.
6. Generarse en formato XML, contar con firma digital y llevar el Código Único de Documento Soporte (CUDS) en su transmisión electrónica.

Resumen de obligaciones según tu perfil tributario

La siguiente tabla resume cómo aplican los documentos electrónicos y eventos de validación para quienes no están obligados a expedir factura electrónica:

¿Una cuenta de cobro sirve para soportar costos ante la DIAN?

No. La cuenta de cobro es un documento de carácter netamente comercial que sirve como solicitud informal de pago entre particulares. No posee validez tributaria para deducir costos o gastos en la declaración de renta ante la DIAN. Para que el gasto sea deducible, la transacción debe estar respaldada por una factura electrónica, un documento equivalente o el respectivo documento soporte transmitido.

¿Qué sucede si decido emitir factura electrónica de forma voluntaria?

Si decides adoptar la facturación electrónica voluntariamente, adquieres jurídicamente la calidad de sujeto obligado a facturar. A partir de ese momento, deberás cumplir con la totalidad de las obligaciones del sistema: emisión de notas débito y crédito, reporte periódico a la DIAN y habilitación del software de facturación.

Simplifica tus obligaciones tributarias con Facturo

Gestionar correctamente los documentos electrónicos exige contar con herramientas ágiles y alineadas a la normativa vigente de la DIAN.

• ¿Necesitas reportar a tus empleados sin complicaciones? Descubre nuestro servicio de Nómina Electrónica  y emite los desprendibles de pago cumpliendo con todos los requisitos de la Resolución 0013 de 2021.
• ¿Realizas compras a crédito y necesitas deducir tus gastos? Implementa nuestro Servicio de Recepción y Acuses de Facturas Electrónicas  Para generar los acuses de recibo del título valor conforme al Art. 34 de la Resolución 0085 de 2022 y asegura la validez fiscal de tus costos en renta.

Conclusión

Comprender el funcionamiento de los documentos electrónicos en Colombia te permite mantener al día tu información fiscal y evitar contratiempos o sanciones con la administración tributaria. Si no estás obligado a facturar, tu responsabilidad principal se centrará en solicitar las facturas electrónicas correspondientes por tus compras, emitir la nómina electrónica si tienes empleados y, en caso de declarar renta, generar el documento soporte electrónico o los acuses de recibo según la naturaleza de cada transacción.